Uitvoering besluit intranet
In augustus 2008 nam de raad op ons voorstel het volgende besluit aan :
BESLUIT: met eenparigheid van stemmen
Art.1 Besluit principieel dat het gemeentebestuur een Intranet moet krijgen dat ook gebruikt kan worden door de mandatarissen en de leden van de adviesraden.
Art.2 Geeft opdracht aan het college van burgemeester en schepenen om een stappenplan uit te werken teneinde het Intranet operationeel te maken.
Art.3 Onderhavig besluit wordt bekend gemaakt overeenkomstig het gemeentedecreet.
Drie jaar later stellen we vast dat het intranet er niet is, en dat ook geen stappenplan werd voorgelegd. Ons oorspronkelijke voorstel voorzag een timing, maar op vraag van het college hebben we die tijdens de raadszitting laten vallen. Drie jaar lijkt ons echter geen redelijke termijn meer.
De nood aan een intranet is bovendien niet verminderd. Nog steeds blijkt het erg moeilijk om op een coherente manier vergaderingen te plannen en ervoor te zorgen dat de stukken bij de juiste bestemmeling geraken. Er worden nog altijd verschillende maillijsten gebruikt, en sommige verslagen komen nooit bij de raadsleden aan. De verwerking van de raadpleging van dossiers en stukken grenst soms aan het absurde : stukken die door het bestuur ingescand worden, worden op papier aan raadsleden voorgelegd die ze dan zelf desgewenst nog eens moeten kopiëren (en eventueel inscannen…).
In 2008 stelden we vast dat een intranet minstens de volgende functies zou kunnen vervullen :
• het beheren en bekijken van een centrale vergaderkalender met onderwerp, plaats en tijdstip van de vergaderingen, waarin de regels voor “onverenigbare” vergaderingen automatisch worden gecontroleerd, en waarin ondermeer de vergaderingen van de gemeenteraad, de raadscommissies, de adviesraden, het schepencollege, het AGB, de Politieraad, de OCMW-raad, het AGB… worden genoteerd
• het beschikbaar stellen en automatisch via mail versturen van agenda’s en verslagen van vergaderingen
• het beschikbaar stellen van stukken voor vergaderingen
• de aanmaak en beheer van eenvormige mailgroepen (alle raadsleden, alle commissieleden, alle leden van een adviesraad…)
• het automatisch op de gemeentelijke website plaatsen van agenda’s en verslagen van openbare vergaderingen
De gemeenteraad van Essen geeft opdracht aan het college om het raadsbesluit van 26 augustus 2008 uit te voeren, zodat het gemeentebestuur tegen 1 maart 2012 over een volledig functioneel intranet beschikt waarmee vergaderingen worden gepland en stukken ter beschikking worden gesteld.
Ingediend door
Willy Heymans (Open Vld)