Art. 189 van het gemeentedecreet verplicht de gemeentebestuur om een register aan te leggen van ingaande en uitgaande briefwisseling, “van welke aard ook”. Ons bestuur houdt een register bij van papieren brieven die binnenkomen, niet van de e-mails. Uit een controle op basis van de brieven vanuit de N-VA/PLE-fractie blijkt het register niet helemaal volledig. Bovendien is het ook niet echt gekoppeld aan een opvolgingssysteem.

Wat de inkomende e-mails betreft, is er een centrale opvolging van de mails die worden gestuurd aan info@essen.be, niet van vragen die via andere adressen worden verstuurd – tenzij deze door de betrokkene worden doorverzonden naar het info-adres.

Ook het inzagerecht van de raadsleden t.a.v. de e-mailcorrespondentie is niet geregeld. In principe zouden alle mails die binnenkomen en die relevant zijn voor het bestuur ingezien moeten kunnen worden (zie Omzendbrief BA 2002/10). Dat is echter niet zo eenvoudig te regelen : het kan natuurlijk niet de bedoeling zijn om privé-correspondentie die via het mailadres bij het gemeentebestuur verloopt zomaar te laten inkijken.

Het lijkt nuttig om enerzijds een aantal principes vast te leggen, en anderzijds een technische oplossing uit te werken. We zouden bijvoorbeeld principieel kunnen vastleggen dat alle mails die op een “dienst”adres binnenkomen, zoals bijvoorbeeld milieu@essen.be altijd kunnen worden ingezien, en dat de ambtenaren en collegeleden moeten beslissen welke mails ze “privé” achten, bijvoorbeeld doordat ze die in een afzonderlijke map kunnen rangschikken. Vervolgens zou ervoor kunnen worden gezorgd dat de mails die in principe kunnen worden ingezien via het intranet toegankelijk worden gemaakt. Het systeem zou op een bepaalde datum kunnen ingaan, om te vermijden dat mails uit het verleden moeten worden verwerkt.

Op die manier zou vrijwel “automatisch” ook een register van mails ontstaan, dat zou kunnen worden geïntegreerd met het register van fysieke briefwisseling en waaraan vervolgens een verder uitgewerkt opvolgingssysteem kan worden gekoppeld.

Het lijkt nuttig dat het college samen met de diensten hierover een technisch voorstel en een voorstel van aanpassing van het huishoudelijk reglement van de raad uitwerkt, waarbij op een pragmatische manier de werkbaarheid, de privacy van de ambtenaren en de collegeleden en het inzagerecht van de raadsleden worden verzoend, en waarbij de efficiëntie van de dienstverlening het uitgangspunt moet zijn.