Gemeentelijk archievenbeleid

december 2003

Toelichting

Een volk zonder geheugen is niet vrij (François Mitterand)
Het verleden is een kostbaar bezit (Cornelis Verhoeve)

WAAROM ?

Een gemeenschap heeft nood aan een collectief geheugen, en dat geldt dus ook voor onze gemeente. Weten hoe het vroeger was, doet ons niet alleen beter begrijpen waarom Essen vandaag is wat het is. Het leert ons ook anderen te waarderen, door onszelf in perspectief te plaatsen. “Zelfkennis is het begin van alle wijsheid”, wordt wel eens gezegd. Sporen uit het verleden vormen de bedding voor de maatschappij van vandaag. Daarom is het behouden en ontwikkelen van waardevolle gebouwen, monumenten en sites in onze gemeente belangrijk. Het gemeentebestuur levert dan ook terecht waardevolle inspanningen voor bijvoorbeeld de Oude Pastorij en de Pomp.

Maar “erfgoedbeleid” gaat verder, zoals ook de beleidsbrief van de Vlaamse Minister van Cultuur het stelt : “Ons erfgoedbeleid spitst zich niet alleen toe op roerend erfgoed – de vele alledaagse of kunstvoorwerpen die vorige generaties ons nalieten – maar ook op het immateriële erfgoed: de feesten en gebruiken die van generatie op generatie worden doorgegeven, de kleine en grote verhalen die met ons rijke ’tastbare’ erfgoed gepaard gaan. Het immateriële erfgoed krijgt de jongste jaren wereldwijd grote aandacht, getuige de lijst van immaterieel werelderfgoed die door de UNESCO recent werd opgesteld. Vlaanderen wil de komende jaren actief meedenken over hoe er met dit immateriële erfgoed het best kan worden omgesprongen.”

Een archief is belangrijk onderdeel van dit immaterieel erfgoed. Het socio-culturele leven kan terugblikken op een rijk gevulde geschiedenis van jaren, decennia, zelfs eeuwen. Opdat deze geschiedenis niet uit ons collectief geheugen zou verdwijnen, is het belangrijk om bijzondere aandacht te besteden aan archieven die met Essen te maken hebben.

De samenleving vraagt daar ook om. De belangstelling voor het verleden nam de voorbije jaren en decennia sterk toe. Recent nog bleek uit de voordracht van opstellen uit het boek van “meester Peeters” dat ook in onze gemeente interesse voor vroeger bestaat. Ook de bezoeken van scholen en andere groepen aan ondermeer het Karrenmuseum tonen aan dat “gisteren” ook in de wereld van morgen zijn betekenis zal behouden.

WAAR ZITTEN DEZE ARCHIEVEN NU ?

Veelal zonder het zelf te weten heeft zowat elke vereniging, school of bedrijf, wel een archief : de secretaris heeft enkele dikke kaften met alle verslagen, de penningmeester kan je exact vertellen hoeveel er eind vorig jaar op de bankrekening stond, en wellicht ook wie er voor het teerfeest was ingeschreven. Sommigen houden alles minutieus bij, brengen het samen en geven het door van generatie tot generatie. Maar soms loopt het mis : de vereniging houdt ermee op en de papieren verdwijnen op een vochtige zolder, al dan niet ten prooi aan hongerige knaagdieren. Of alles belandt bij de papierophaler of zelfs in de kachel. Soms gebeurt dat omdat niemand er een weg mee weet.

Andere archieven worden wel bewaard. Alles zit netjes in kaften en dozen, klaar om door een geïnteresseerd kroniekschrijver te worden uitgespit. Maar niemand weet waar wat zit, en zo gaat veel van de waarde van het archief verloren.

Naast papier bevat een hedendaags archief overigens meer en meer andere gegevensdragers : bestanden met teksten en foto’s op een diskette, CD-Rom, harde schijf of op het internet, videobanden, geluidsopname’s, dia’s… Deze bieden extra mogelijkheden, maar hebben ook beperkingen. Bestaat binnen enkele jaren de technologie nog die nodig is om de gegevens tot leven te wekken ? Wie denkt eraan om een website regelmatig te archiveren ? Worden computervirussen niet het meest bedreigende “ongedierte” voor heel wat waardevol materiaal ?

WELKE ROL KAN HET GEMEENTEBESTUUR SPELEN ?

Het is een kerntaak van de gemeente om inspanningen te leveren om het collectief geheugen met betrekking tot de gemeente te voeden. Een gemeente moet echter, zeker op dit vlak, niet alles zelf willen doen. Dit gaat de schaal van een gemeente als Essen te boven, en dat zou duidelijk afbreuk doen aan de autonomie, én de kracht van de verenigingen. Bovendien bestaat er in Essen ook de vzw Koninklijke Heemkundige Kring, die jaarlijks een belangrijke toelage krijgt van de gemeente. Maar het gemeentebestuur kan wel een aanbod doen om de eigenaars van archieven met raad en daad bij te staan, en om in te springen waar er gaten vallen.

Wij zien een drievoudige rol voor het gemeentebestuur :

1. Onbekend is onbemind. In de eerste plaats moet er werk worden gemaakt van een inventaris van de archieven die er in onze gemeente én over onze gemeente bestaan. Of ze nu bij de verenigingen, bij particulieren of in één van de grote professionele archieven (KADOC, AMSAB, Liberaal Archief, ADVN) zitten. Zo komen we tot een Essense “archiefbank”, die geïnformatiseerd kan worden en bijvoorbeeld ook op het internet beschikbaar kan worden gemaakt. Zo wordt een artikel over “het Essense voetballeven voor de Tweede Wereldoorlog” misschien een haalbare uitdaging.

2. Een Essenaar heeft het archief van een vereniging of een privé-persoon geërfd. In het beste geval is het wat “geklasseerd”, als het tegenvalt is dat niet zo. Een vereniging wil wel iets doen met zijn oude papieren. Misschien wil er wel iemand over schrijven. En volgend jaar bestaan ze 45 jaar. Wat gedacht van een tentoonstelling ? De brieven van (achter)nonkel pater liggen al jaren op zolder. Aan het KADOC schenken ? Of…

De vragen zijn eenvoudig, de antwoorden niet altijd. Het gemeentebestuur kan bijspringen met de nodige expertise : hoe een stapel papier toegankelijk klasseren, hoe omspringen met computerbestanden en videocassettes, wat bijhouden en wat niet, hoe ervoor zorgen dat het toegankelijk wordt, waar en hoe opslaan… ? Wie het wenst kan dan ook worden doorverwezen naar één van de grote archieven. Bovendien kan het gemeentebestuur de verenigingen ook warm maken om werk te maken van een eigen “archiefbeleid”.

3. Archieven vragen tenslotte ook fysiek om ruimte. Velen kunnen daar zelf voor instaan, en dat willen we dan vooral zo houden. Maar soms kan het niet : het archief van grootvader neemt te veel plaats in, of de vereniging houdt ermee op en niemand ziet het zitten om al die papieren en andere gegevensdragers bij te houden. Dan kan het gemeentebestuur ook ruimte aanbieden.

Daarnaast heeft het gemeentebestuur ook zelf een archief. In brieven, verslagen, toelatingen… zit een pak informatie over het socio-culturele leven die in andere, minder systematische, bronnen niet kan worden teruggevonden.

HOE KAN DIT WORDEN AANGEPAKT ?

Om werk te kunnen maken van een gemeentelijk archiefbeleid zoals we het hier hebben uitgetekend, zijn er twee randvoorwaarden : expertise en plaats. Voor het eerste denken we in de eerste plaats aan de gemeentelijke bibliotheek en de Heemkundige Kring. We stellen voor om “archiefbeleid” aan het takenpakket van één personeelslid van één van beide toe te voegen en daarvoor ook de nodige tijd en middelen ter beschikking te stellen. Het personeelslid zou daarbij in dienst zijn van ofwel de bib ofwel de Heemkundige Kring, maar in de praktijk voor het onderdeel “archiefbeleid” van haar of zijn takenpakket voor beide werken. In de eerste plaats is dan natuurlijk een degelijke opleiding noodzakelijk, wat kan via O.V.O. waarbij onze gemeente is aangesloten.

Eens deze randvoorwaarden vervuld, stellen we voor om een werkgroep op te richten met het personeelslid, de bibliotecaresse, een aantal mensen uit de Heemkundige Kring, de gemeentelijke archivaris, het diensthoofd Cultuur, de Cultuurraad en met alle eventuele andere geïnteresseerden. Vanuit die werkgroep kan dan werk worden gemaakt van het opzetten van het “drie-trapsbeleid” zoals we hier hebben beschreven. Waarbij wellicht kan worden begonnen met een brief naar alle verenigingen om hen enthousiast te maken en om hen te vragen mee te werken aan de inventaris. De verdere taakinvulling komt vanzelfsprekend in de eerste plaats aan de werkgroep zelf toe, maar kan bijvoorbeeld gaan in de richting van het uitbouwen van de begeleiding van verenigingen, het opstellen van een vademecum, het uitwerken van richtlijnen…

Besluit

De gemeenteraad van Essen geeft opdracht aan het schepencollege :

* om werk te maken van een archievenbeleid

* om dit toe te voegen aan de taken van de bibliotheek en de Heemkundige Kring en daarvoor de nodige middelen ter beschikking te stellen

* om een ruimte te zoeken die kan worden gebruikt voor het opslaan van archieven

* om een werkgroep rond dit thema op te richten, zodra de nodige expertise bij het personeelslid werd verworven

Ingediend door

Johan Van Oers (Groen!)
Gaston Van Tichelt (CD&V)
Fons Tobback